都合により市役所に行くことができない方のために、郵便による戸籍や住民票の写しを請求できる制度です。

請求できる証明書の種類

戸籍関係

○戸籍…日本国民の身分関係を登録・公証する公正証書

  全部事項証明書(戸籍謄本)…戸籍に記載された者の全員についての証明

  個人事項証明書(戸籍抄本)…戸籍に記載された者のうち、一部の者についての証明

○改製原戸籍…戸籍法の改正等により、書き換えた従前の戸籍

○除籍(「除かれた戸籍」の略称)…戸籍内の全員が除かれた戸籍

○戸籍の附票の写し…戸籍を単位としてつくられた住所異動の経歴を証するもの

○身分証明書…個人が法律上の行為能力を具備しているかどうかを公証した証明書

○独身証明書…独身であることを証明するもの

○受理証明書…戸籍の届出が受理されたことの証明書

住民票関係

○住民票の写し(世帯全員・世帯の一部) 

○除票の写し…転出、死亡等で桑名市から除かれた住民票

○住民票記載事項証明書…住民票の記載事項のうち、請求者が必要とする事項についてのみを証明するもの

請求できる方

○戸籍に関する証明書を申請できるのは、請求する戸籍に記載されている本人または直系の親族の方です。

 (直系の親族:両親、祖父母、子供) ※兄弟姉妹は直系の親族ではありません。

 直系親族の戸籍を請求する際は、関係を証明できる書類(戸籍謄本等のコピー等)を同封してください。

○住民票の写し・除票の写し・住民票記載事項証明書を申請できるのは、記載されている本人または同一世帯の方です。

※上記以外の方が請求する場合は、委任状が必要です。ただし、本人・配偶者・直系親族以外の兄弟姉妹等でも、自己の権利、義務を履行するためなどの場合は、第三者請求により取得可能な場合もありますので、詳しくはご相談ください。

○住民票の写しの交付について・・・個人請求の場合、返送先は住民票に記載された住所地になります。

※除票の写しの場合は、現在の住民登録地へ返送します。

○マイナンバー記載の住民票の写しについて、委任状で代理人が取得される場合、委任者本人の住民票記載の住所地へ送付となります。

○身分証明書・独身証明書は本人のみが請求できます。ただし、身分証明書は本人以外の方でも、委任状および委任された方の運転免許証等の本人確認ができるものがあれば代理で請求できます。

請求書の書き方

 申請用紙は、【戸籍謄・抄本等交付申請書(郵便用)】、【住民票等交付申請書(郵便用)】を印刷してお使いいただくか、便箋・レポート用紙などに下記の内容をご記入いただき、郵送してください。

申請書に記入していただく内容

○請求者の住所、氏名(フリガナ)、生年月日

○日中連絡のとれる電話番号(自宅・携帯電話・勤務先) 

※必ずご記入ください。連絡が取れない場合はそのまま返却させていただく事もあります。

○必要な方と請求者との続柄

○請求する戸籍の本籍地(住民票の場合は、住民票の住所)

○請求する戸籍の筆頭者の氏名、フリガナ、生年月日(住民票の場合は、氏名、フリガナ、生年月日)

○請求する証明書が【戸籍抄本】・【住民票の写し(世帯一部)】の場合は、必要な方の氏名、フリガナ

○戸籍の附票の写しの場合は必要な住所

(例:○○(または○○~△△まで)の住所記載がされているもの等、具体的に記載してください。)

○請求する証明書の種類(上記の請求できる証明書の種類を参照)

○証明書の通数(1通又は、1セット)

○請求理由・・・・・・・・・(例:相続、年金、旅券申請等詳しく記載してください。)

○必要事項を具体的に記入

  例:○○の死亡の記載のあるもの、兄弟全員の記載のあるもの

     ○○の出生から死亡の記載があるもの。

○二週間以内に、戸籍の届出をされた方は、○○月○○日に○○○届を○○○市区町村役場に提出と記入してください。

注意事項

※桑名市は一部の戸籍を除き、電算化された戸籍謄本と電算化される前の戸籍謄本(改製原戸籍、除籍)を交付しています。電算化前に結婚や死亡で除かれた方は、現在の戸籍には記載されません。現在の戸籍が必要なのか、誰の戸籍がどの範囲で必要なのか詳細にお書きください。戸籍の基本的な形は、夫婦とその子供です。

※住民票の写しを請求される場合、基本的には世帯主、続柄、本籍、筆頭者は省略されます。使いみちによって必要となりますので提出先に確認のうえ、ご請求ください。(必要項目の欄に『世帯主および続柄だけ』『本籍だけ』『全部必要』など明確に記入してください。)

※消せるボールペンでは記入せず油性ボールペン等消えないペンでお書き下さい。

手数料

○戸籍(戸籍謄本・抄本) 1通450円

○除籍・改製原戸籍 1通750円

○戸籍の附票の写し・住民票の写し・身分証明書・独身証明書など 1通300円

※相続等で対象者の出生から死亡の一連の戸籍が必要な場合、個人差がありますので多めにご用意ください。

同封していただくもの

戸籍謄・抄本などの交付申請書(郵便用) [46KB docファイル] 

住民票などの交付申請書(郵便用) [45KB docファイル] 

○手数料は、必要な金額の定額小為替を郵便局でお買い求めください。

 ・定額小為替の指定受取人の欄には何も書かないでください。

 ・現金、切手、収入印紙はご遠慮ください。

 ・未使用分は為替、又は切手にてお返しします。

○返信用封筒に返信先の住所・氏名を記入し、切手を貼ってください。
・不足分は、受取人払いとなります。

 ・お急ぎの場合、速達料金でお願いします。

 ・個人情報になるため、送達確認を取りたい場合は簡易書留でお願いします。

 (マイナンバー記載の住民票は、特に厳格な扱いが求められているため、できる限り簡易書留でお願いします。)

○請求者の本人確認ができるもの(運転免許証・パスポート・保険証等)のコピー

 ・写真付きの本人確認書類(運転免許証、住民基本台帳カード、マイナンバーカード、パスポート等)は1点

 ・写真なしの本人確認書類(健康保険証・年金手帳・写真なし住民基本台帳カード等)は2点以上

第三者請求による請求には下記の書類等が必要となります

 第三者請求とは、本人または直系の親族以外の方からの請求を意味します。
主に債権者から債務者の住民票等を申請する場合を示しています。

 普通郵便での請求の場合、往復の配達日数や交付処理等により1週間以上かかる場合があります。
余裕をもってご請求ください。(休日は事務処理を行っていません)

1.申請書
  • 法人の名称、所在地、代表者の役職・氏名、日中連絡のとれる電話番号
  • 法人印または代表者印(支社・支店・営業所等にあっては、支社長印・支店長印・店長印または営業所長印)の押印
  • 請求の任にあたっている担当者の住所・氏名・生年月日
  • 対象者の住所、氏名、生年月日(把握している場合)
  • 必要な証明書類と通数
  • 個人情報を請求の目的以外に使用しない旨の誓約文
  • 請求理由、利用目的(具体的に)

戸籍謄・抄本などの交付申請書(郵便用) [46KB docファイル] 

住民票などの交付申請書(郵便用) [45KB docファイル] 

2.対象者との関係が分かる疎明資料

権利・義務関係を明らかにする次のいずれかの書類

  • 債務者(契約者)本人の自署、契約日、契約者、契約内容等が確認できる契約書の写し

(注)インターネットなどの申込みなどで、契約書の原本がない場合は、出力した資料にその旨を明記し、法人名および法人印をお願いします。

  • 賃貸(契約者)管理台帳等の写し(原本証明をしてください)
  • 公正証書の写し等
  • 会社間での委託や債権譲渡がある場合は、委託契約書、譲渡契約書などの写し
  • 契約時と現在の会社名が異なる場合は、その履歴がわかる履歴全部事項証明書の原本など
  • 宛先不明等で返ってきた封筒のコピー等

(注)提出していただいた疎明資料の返却はいたしませんのでご了承ください。

3.担当者と法人との関係確認資料
  • 法人が請求する場合には社員証や社名の入った保険証のコピー、法人の代表者または管理者(支店長等)からの委任状や在籍証明書等、担当者と法人との関係がわかるものも合わせて添付してください。(名刺は確認書類にはなりません)
4.担当者の本人確認書類
  • 運転免許証・住民基本台帳カード・個人番号カード・健康保険証・在留カード等の本人確認書類のコピー。
5.請求者が法人の場合、法人の主たる所在地を確認できるもの

会社等の実在証明(架空請求を防止するための添付書類)として、次の1から6のうちいずれか1点をお願いします。(住民基本台帳法第12条の3第4項1号)

  1. 法人登記簿謄本又は登記事項証明書(発行から3か月以内のもの)
  2. 定款又は寄附行為
  3. 官公署が発行した許可証
  4. 社員証または在職証明書で所在地が記載されているもの
  5. 個人事業主の場合は税務署等関係機関に届けた開業届又は事業内容の分かる資料(パンフレット)
  6. 法人のホームページで事業所の所在地が確認できるページをプリントし、【○○法務局に提出した内容に相違ありません。】という文言と、会社名と社印を押印したもの
6.手数料

必要証明書の手数料分の定額小為替 (郵便局で購入してください。)

(注)郵送請求は現金での取扱いは行っておりません。

(注)小為替はお釣りがないようにお願いします。やむをえずお釣りが発生する場合は、少額の

小為替を組み合わせるなど、お送りいただいた小為替の中からお釣りをお返しできるように、ご協力お願いします。

7.返信用封筒

返信先の住所・会社名等を記入し、切手を貼ってください。

なお、速達や書留等(配達記録を残したい場合)での返信をご希望の場合は、請求書にその旨ご記入のうえ、必要な金額の切手を貼付した返信用の封筒を同封してください。

宛先

〒511ー8601

三重県桑名市中央町2丁目37番地

桑名市役所 戸籍・住民登録課 宛

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